Checklist de Migración: 20 Pasos para No Perder Datos en el Proceso

Checklist completo de 20 pasos esenciales para una migración de CRM exitosa sin perder datos. Sigue cada paso para asegurar una transición segura.

Fase 1: Preparación (Pasos 1-7)

✅ Paso 1: Inventario Completo de Datos Origen

Qué hacer:

• Listar todas las entidades (contactos, empresas, oportunidades, actividades, notas)
• Contar registros de cada entidad
• Identificar campos personalizados
• Documentar relaciones entre entidades
• Crear documento con estructura completa

Resultado: Lista completa de qué migrar

✅ Paso 2: Backup Completo del Sistema Origen

Qué hacer:

• Hacer backup completo del CRM antiguo
• Exportar todos los datos a CSV/Excel
• Guardar backups en múltiples lugares (local + cloud)
• Verificar que backups funcionan (probar restauración)
• Documentar ubicación de backups

Resultado: Seguridad de tener datos originales

✅ Paso 3: Análisis de Estructura del CRM Destino

Qué hacer:

• Revisar campos estándar disponibles
• Identificar campos personalizados necesarios
• Verificar limitaciones (caracteres, formatos)
• Confirmar tipos de datos soportados
• Revisar restricciones de validación

Resultado: Conocimiento de estructura destino

✅ Paso 4: Mapeo Detallado de Campos

Qué hacer:

• Crear tabla de mapeo campo origen → campo destino
• Identificar transformaciones necesarias
• Documentar reglas de negocio
• Definir qué hacer con campos sin mapeo
• Revisar mapeo con usuarios clave

Resultado: Mapa claro de cómo migrar datos

✅ Paso 5: Limpieza Exhaustiva de Datos Origen

Qué hacer:

• Eliminar duplicados identificados
• Normalizar formatos (fechas, teléfonos, emails)
• Estandarizar texto (mayúsculas, espacios)
• Completar campos críticos faltantes
• Validar datos (emails válidos, teléfonos correctos)

Resultado: Base de datos limpia para migrar

✅ Paso 6: Definición de Orden de Importación

Qué hacer:

• Establecer orden: Empresas → Contactos → Oportunidades → Actividades
• Identificar dependencias entre entidades
• Planificar importación por lotes si necesario
• Documentar secuencia

Resultado: Plan claro de orden de migración

✅ Paso 7: Configuración del Nuevo CRM

Qué hacer:

• Crear campos personalizados necesarios
• Configurar listas desplegables
• Establecer reglas de validación
• Configurar usuarios y permisos
• Preparar estructura antes de importar

Resultado: CRM destino listo para recibir datos

Fase 2: Prueba Piloto (Pasos 8-11)

✅ Paso 8: Exportación de Muestra Representativa

Qué hacer:

• Seleccionar 10-50 registros representativos
• Incluir casos complejos (múltiples oportunidades, historial largo)
• Exportar muestra a CSV
• Aplicar limpieza a muestra
• Validar que muestra es representativa

Resultado: Archivo de prueba con datos representativos

✅ Paso 9: Transformación de Muestra

Qué hacer:

• Aplicar todas las transformaciones del mapeo
• Normalizar formatos
• Validar tipos de datos
• Verificar relaciones
• Revisar manualmente muestra transformada

Resultado: Archivo de muestra listo para importar

✅ Paso 10: Importación Piloto

Qué hacer:

• Importar muestra al nuevo CRM
• Monitorear proceso de importación
• Registrar errores o advertencias
• No continuar si hay errores críticos
• Documentar resultados

Resultado: Datos de prueba en nuevo CRM

✅ Paso 11: Validación Exhaustiva de Muestra

Qué hacer:

• Comparar registro por registro con origen
• Verificar que todos los campos se importaron
• Confirmar que formatos son correctos
• Validar que relaciones se mantienen
• Revisar con usuarios que conocen datos
• Corregir problemas antes de continuar

Resultado: Confirmación de que proceso funciona

Fase 3: Migración Completa (Pasos 12-16)

✅ Paso 12: Comunicación al Equipo

Qué hacer:

• Informar fechas de migración
• Explicar proceso y tiempos
• Indicar si habrá interrupciones
• Definir quién puede ayudar
• Responder preguntas

Resultado: Equipo informado y preparado

✅ Paso 13: Congelación de Datos (Opcional pero Recomendado)

Qué hacer:

• Definir ventana de “congelación”
• Pedir a equipo no agregar/modificar datos en sistema antiguo
• Exportar última versión después de congelación
• Comunicar claramente fecha/hora

Resultado: Datos estables para migración

✅ Paso 14: Exportación Completa de Datos

Qué hacer:

• Exportar todos los datos del sistema origen
• Verificar que exportación está completa
• Contar registros exportados
• Validar estructura del archivo
• Guardar múltiples copias

Resultado: Archivo completo listo para transformar

✅ Paso 15: Transformación Completa

Qué hacer:

• Aplicar limpieza a archivo completo
• Ejecutar todas las transformaciones del mapeo
• Validar tipos de datos en todo el archivo
• Verificar formato final
• Dividir en lotes si archivo es muy grande

Resultado: Archivo transformado listo para importar

✅ Paso 16: Importación Completa

Qué hacer:

• Hacer backup del nuevo CRM antes de importar
• Importar archivo completo o por lotes
• Monitorear proceso continuamente
• Registrar errores (no detener por errores menores)
• Documentar tiempo y resultados
• Validar número de registros importados

Resultado: Datos migrados al nuevo CRM

Fase 4: Validación y Corrección (Pasos 17-20)

✅ Paso 17: Validación de Integridad

Qué hacer:

• Comparar totales: registros origen vs destino
• Contar por entidad (contactos, oportunidades)
• Validar que no hay pérdida masiva
• Verificar campos críticos están completos
• Revisar muestra aleatoria de registros

Resultado: Confirmación de que datos están completos

✅ Paso 18: Validación de Relaciones

Qué hacer:

• Verificar que oportunidades tienen contacto asignado
• Confirmar que actividades están vinculadas
• Validar empresas y contactos relacionados
• Buscar registros “huérfanos”
• Corregir relaciones rotas si aparecen

Resultado: Relaciones correctas entre entidades

✅ Paso 19: Limpieza Post-Importación

Qué hacer:

• Ejecutar reporte de duplicados
• Fusionar o eliminar duplicados encontrados
• Corregir errores de formato identificados
• Completar campos faltantes críticos
• Validar datos una vez más

Resultado: Base de datos limpia y lista

✅ Paso 20: Formación y Puesta en Marcha

Qué hacer:

• Capacitar equipo en nuevo CRM
• Enseñar cómo encontrar información
• Explicar nuevas funcionalidades
• Designar “super usuarios” como apoyo
• Documentar procesos nuevos
• Establecer soporte inicial
• Recoger feedback y ajustar

Resultado: Equipo listo para usar nuevo CRM

Checklist Rápido

Antes de Migrar

• Inventario completo
• Backups múltiples
• Mapeo de campos
• Limpieza de datos
• Configuración destino
• Prueba piloto validada

Durante Migración

• Exportación completa
• Transformación correcta
• Importación monitoreada
• Errores registrados

Después de Migrar

• Validación de integridad
• Validación de relaciones
• Limpieza de duplicados
• Formación del equipo

Señales de Alerta

Detén y revisa si:

• ⚠️ Diferencia de registros > 5%
• ⚠️ Muchos duplicados aparecen
• ⚠️ Relaciones masivamente rotas
• ⚠️ Errores de formato generalizados
• ⚠️ Sistema se vuelve inestable

Consejos Finales

1. No tengas prisa

• Mejor invertir tiempo en preparación que corregir después
• Cada paso es importante

2. Documenta todo

• Cada decisión, cada error, cada solución
• Será útil si necesitas repetir o explicar

3. Prueba, prueba, prueba

• Nunca migrar todo sin probar primero con muestra
• Valida cada paso antes de continuar

4. Ten paciencia

• Las migraciones pueden tener contratiempos
• Mantén la calma y corrige problemas sistemáticamente

5. Pide ayuda si necesitas

• No dudes en consultar con expertos
• Una migración mal hecha cuesta más que ayuda profesional

Conclusión

Seguir este checklist paso a paso aumenta significativamente las probabilidades de una migración exitosa sin pérdida de datos.

Recuerda:

• Invierte tiempo en preparación
• Valida cada fase antes de continuar
• Mantén backups siempre
• Documenta todo el proceso

¿Necesitas ayuda con tu migración? Contacta con nosotros para una consultoría personalizada.

---

Artículos relacionados:

• El data mapping: El paso más crítico en una migración de CRM
• Cómo limpiar tu base de datos (Excel) ANTES de importarla al CRM
• Los 5 peores desastres en una migración de CRM (y cómo prevenirlos)