El equipo de finanzas necesita visibilidad completa de la situación financiera de cada cliente. Un CRM bien configurado puede proporcionar esta información, facilitando conciliación de pagos y gestión de estados de cuenta.
Este artículo explora cómo configurar tu CRM para que el equipo de finanzas pueda trabajar eficientemente.
Desafíos del equipo de finanzas
- Datos en múltiples sistemas
- Sin visibilidad completa
- Conciliación manual
- Errores frecuentes
Falta de contexto
- No ven historial del cliente
- Sin contexto de ventas
- Difícil entender situaciones
- Toma de decisiones limitada
Cómo el CRM ayuda a finanzas
Visibilidad completa
En la ficha del cliente:
- Facturas emitidas
- Pagos recibidos
- Pendientes por cobrar
- Historial de pagos
- Términos de pago
- Contacto financiero
Conciliación simplificada
Proceso integrado:
- Pagos vinculados a facturas
- Conciliación automática
- Identificación de discrepancias
- Resolución rápida
Contexto de negocio
Información adicional:
- Historial de ventas
- Oportunidades activas
- Relación comercial
- Situación del cliente
Configuración del CRM
1. Campos financieros
En ficha de cliente:
- Términos de pago
- Límite de crédito
- Método de pago preferido
- Contacto de facturación
- Estado de cuenta actual
- Historial de pagos
Facturas:
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Fecha de vencimiento
- Monto total
- Estado (Emitida, Pagada, Vencida)
- Método de pago
- Fecha de pago
Pagos:
- Monto pagado
- Fecha de pago
- Método de pago
- Factura relacionada
- Referencia de pago
- Estado de conciliación
2. Integración con contabilidad
Sincronización:
- Facturas del CRM a contabilidad
- Pagos de contabilidad a CRM
- Estados sincronizados
- Datos unificados
Beneficios:
- Sin doble entrada
- Datos siempre actualizados
- Conciliación automática
- Reportes precisos
3. Dashboards financieros
Vista ejecutiva:
- Cuentas por cobrar total
- Facturas vencidas
- Días promedio de cobro
- Clientes con pagos atrasados
- Flujo de caja proyectado
Vista operativa:
- Lista de facturas pendientes
- Pagos recientes
- Conciliaciones pendientes
- Alertas de vencimiento
- Acciones requeridas
4. Automatizaciones
Alertas de vencimiento:
- 7 días antes de vencer
- Día de vencimiento
- 7 días después de vencido
- 30 días después de vencido
Conciliación:
- Matching automático
- Identificación de discrepancias
- Alertas de pagos sin factura
- Notificaciones de conciliación
Procesos clave
Proceso de conciliación
- Identificar pago: Pago recibido en sistema
- Buscar factura: En CRM por referencia
- Conciliar: Vincular pago a factura
- Actualizar estado: Factura marcada como pagada
- Verificar: Confirmar conciliación correcta
Proceso de seguimiento
- Identificar vencidos: Facturas pasadas de fecha
- Contactar cliente: Email o llamada
- Documentar: Notas en CRM
- Seguimiento: Hasta resolución
- Escalamiento: Si necesario
Mejores prácticas
1. Integración robusta
- Sincronización automática
- Validación de datos
- Manejo de errores
- Reconciliación regular
2. Documentación completa
- Todas las transacciones registradas
- Notas de comunicación
- Historial completo
- Referencias claras
3. Alertas proactivas
- Vencimientos anticipados
- Pagos atrasados
- Discrepancias detectadas
- Acción requerida
4. Colaboración con ventas
- Visibilidad compartida
- Comunicación sobre pagos
- Contexto completo
- Decisión informada
Conclusión
Un CRM bien configurado puede transformar cómo el equipo de finanzas gestiona pagos y estados de cuenta, proporcionando visibilidad completa y facilitando la conciliación.
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