Los eventos (webinars, ferias, conferencias) son excelentes para generar leads, pero gestionarlos puede ser complejo. Un CRM puede centralizar todo el proceso desde registro hasta seguimiento.
Este artículo muestra cómo usar tu CRM para gestionar eventos completos.
Fases de gestión de eventos
Fase 1: Pre-evento
Registro:
- Formulario de registro
- Captura de información
- Confirmación automática
- Recordatorios
En CRM:
- Leads creados automáticamente
- Etiquetados por evento
- Segmentados
- Asignados a vendedores
Fase 2: Durante el evento
Gestión:
- Check-in de asistentes
- Captura de información adicional
- Notas de interacciones
- Identificación de leads calientes
En CRM:
- Actualización de registros
- Notas de interacciones
- Calificación de leads
- Asignación inmediata
Fase 3: Post-evento
Seguimiento:
- Email de agradecimiento
- Encuesta de satisfacción
- Recursos compartidos
- Nutrición de leads
- Conversión a oportunidades
En CRM:
- Automatizaciones activadas
- Seguimiento estructurado
- Conversión medida
- ROI calculado
Configuración del CRM
1. Estructura de datos
Eventos (Registros personalizados):
- Nombre del evento
- Tipo (Webinar, Feria, Conferencia)
- Fecha y hora
- Ubicación (si aplica)
- Capacidad
- Registrados
- Asistentes
- Estado
Registros:
- Contacto vinculado
- Evento vinculado
- Fecha de registro
- Estado (Registrado, Asistió, No asistió)
- Fuente de registro
- Notas
2. Automatizaciones
Pre-evento:
- Confirmación inmediata
- Recordatorio 24h antes
- Recordatorio 1h antes (webinar)
- Información del evento
Durante evento:
- Check-in actualiza CRM
- Notas de interacciones
- Calificación de leads
- Asignación automática
Post-evento:
- Email de agradecimiento
- Encuesta de satisfacción
- Recursos compartidos
- Nutrición de leads
- Seguimiento estructurado
3. Integraciones
Plataformas de eventos:
- Eventbrite
- Zoom/Webex
- GoToWebinar
- Otros
Sincronización:
- Registros automáticos
- Asistencia sincronizada
- Datos unificados
Casos de uso
Caso 1: Webinar
Proceso:
- Registro en landing page
- Lead creado en CRM
- Confirmación automática
- Recordatorios
- Check-in durante webinar
- Email post-evento
- Nutrición de leads
- Conversión medida
Resultado: +40% en conversión de leads de webinar.
Caso 2: Feria
Proceso:
- Pre-registro online
- Leads capturados
- Check-in en feria
- Notas de interacciones
- Leads calificados
- Seguimiento inmediato
- Nutrición post-feria
- ROI medido
Resultado: Mejor seguimiento, más conversiones.
Métricas de eventos
Métricas clave
Registro:
- Número de registrados
- Tasa de registro
- Fuentes de registro
- Tendencias
Asistencia:
- Número de asistentes
- Tasa de asistencia
- No-shows
- Tendencias
Conversión:
- Leads generados
- Leads calificados
- Oportunidades creadas
- Ventas cerradas
- ROI del evento
Mejores prácticas
1. Captura completa
- Información relevante
- No sobrecargar formulario
- Validación de datos
- Limpieza post-captura
2. Seguimiento rápido
- Contacto en 24 horas
- Personalización
- Relevancia
- Persistencia
3. Mide ROI
- Costo del evento
- Leads generados
- Conversiones
- Ventas cerradas
- ROI calculado
Conclusión
Gestionar eventos en tu CRM maximiza el ROI y mejora el seguimiento de leads generados.
¿Organizas eventos? Contacta con nosotros para optimizar tu gestión.
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