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CRM

Migración de Datos entre CRMs: Cómo Cambiar sin Perder Información

Astroship •
#migración#datos#implementación

Introducción

Cambiar de CRM es como mudarse de casa: emocionante por las nuevas posibilidades, pero estresante por el traslado. Y al igual que en una mudanza, lo peor que puede pasar es perder cosas importantes en el proceso.

Esta guía te muestra cómo migrar de un CRM a otro de forma segura, sin pérdida de datos, minimizando la interrupción del negocio y asegurando que el equipo pueda trabajar desde día uno.

Cuándo Considerar un Cambio de CRM

Señales de que necesitas migrar

Tu CRM actual:

Razones comunes de migración

Startups/PYMEs que crecen:

Empresas maduras:

Reorganización:

Insatisfacción:

Tipos de Migraciones

1. Excel/Google Sheets → CRM

Complejidad: Baja-Media

Desafío principal: Estructurar datos no estructurados

Ventaja: Nuevo inicio, puedes definir estructura ideal

2. CRM Simple → CRM Avanzado

Ejemplo: Pipedrive → Salesforce, HubSpot Free → HubSpot Pro

Complejidad: Media

Desafío: Aprovechar nuevas capacidades sin rehacer todo

3. CRM Local → CRM Cloud

Ejemplo: ACT! on-premise → Zoho CRM

Complejidad: Media-Alta

Desafío: Cambio de infraestructura, accesos, seguridad

4. CRM Complejo → CRM Simplificado

Ejemplo: Salesforce → Pipedrive (downgrade intencional)

Complejidad: Media

Desafío: Decidir qué complejidad eliminar, qué conservar

5. Fusión de CRMs

Ejemplo: Empresa A (Zoho) + Empresa B (HubSpot) → Un solo CRM

Complejidad: Alta

Desafío: Deduplicación, unificación de procesos, gestión de cambio

Proceso de Migración Paso a Paso

Fase 1: Planificación y Análisis (2-4 semanas)

1.1 Auditoría del CRM actual

Inventario completo:

Datos a migrar:

Ejemplo de inventario:

Contactos: 15.000
Empresas: 3.500
Deals activos: 450
Deals históricos: 2.800
Notas/Actividades: 45.000
Archivos adjuntos: 1.200 (8 GB)

Calidad de datos:

1.2 Definir alcance de la migración

¿Qué migrar?

Migración completa:

Migración selectiva:

Recomendación típica:

1.3 Mapeo de campos

Comparativa CRM Antiguo → CRM Nuevo:

Campo CRM AntiguoTipoCampo CRM NuevoTipoAcción
First NameTextNombreTextMapeo directo
Last NameTextApellidosTextMapeo directo
EmailEmailEmailEmailMapeo directo
CompanyTextEmpresa (rel.)RelationshipBuscar empresa, vincular
StatusPicklistEstadoDropdownMapeo valores
Custom_Field_1Text--No migrar
--FuenteDropdownCrear con valor “Migración CRM antiguo”

Decisiones clave:

1.4 Plan de proyecto

Timeline típico:

FaseDuraciónResponsable
Planificación y análisis2-4 semanasProject Lead
Limpieza de datos2-3 semanasData Manager
Configuración CRM nuevo2 semanasAdmin CRM
Migración de prueba1 semanaIT/Consultor
Validación y ajustes1 semanaEquipo + IT
Migración final2-3 díasIT/Consultor
Capacitación1 semanaHR/Training
Soporte post-migración2-4 semanasIT + Champion

Total: 10-15 semanas (2.5-4 meses)

Equipo necesario:

Fase 2: Limpieza de Datos (2-3 semanas)

2.1 Deduplicación

Duplicados típicos:

Herramientas:

Proceso:

  1. Exportar datos
  2. Identificar duplicados (por email, teléfono, nombre+empresa)
  3. Decidir registro “maestro” (el más completo)
  4. Mergear información
  5. Eliminar duplicados

Ejemplo de deduplicación:

ANTES:
- Juan Pérez | juan@empresa.com | Tel: 612345678 | Empresa: ACME
- Juan Perez | juan@empresa.com | Tel: vacío | Empresa: Acme SL

DESPUÉS (merged):
- Juan Pérez | juan@empresa.com | Tel: 612345678 | Empresa: ACME SL

2.2 Estandarización

Campos de texto libre:

Listas de valores:

Herramientas:

2.3 Enriquecimiento

Completar información faltante:

Datos de empresa:

Datos de contacto:

Segmentación:

2.4 Archivo de obsoletos

Decisión: ¿Migrar contactos inactivos de hace 5 años?

Opción 1: No migrar

Opción 2: Migrar pero marcar

Opción 3: Exportar aparte

Fase 3: Configuración del CRM Nuevo (2 semanas)

3.1 Estructura de datos

Configurar antes de migrar:

Pipelines/Embudos:

Campos personalizados:

Relaciones:

Automatizaciones:

3.2 Usuarios y permisos

Crear cuentas:

No invitar aún:

3.3 Integraciones básicas

Pre-migración:

Post-migración:

Fase 4: Migración de Prueba (1 semana)

4.1 Migración piloto

Subset pequeño:

Objetivo:

Checklist de validación:

4.2 Revisión y ajustes

Problemas típicos encontrados:

Mapeo incorrecto:

ear y volver a importar

Duplicados no detectados:

Formato incorrecto:

Relaciones rotas:

Performance:

Fase 5: Migración Final (2-3 días)

5.1 Preparación

T-7 días:

T-3 días:

T-1 día:

Día de migración:

5.2 Ejecución

Orden de importación:

  1. Empresas/Cuentas (primero, porque contactos referencian)
  2. Contactos (con vinculación a empresas)
  3. Productos/Servicios (si aplica)
  4. Deals/Oportunidades (vinculados a contactos y empresas)
  5. Actividades (vinculadas a deals y contactos)
  6. Tareas pendientes
  7. Archivos (si migran)

Importación en batches:

Monitorización:

5.3 Validación post-migración

Checklist crítico:

Cantidad:

✓ Contactos: 15.000 en antiguo → 14.200 migrados (800 duplicados eliminados) ✓
✓ Empresas: 3.500 → 3.450 ✓
✓ Deals: 3.250 → 3.250 ✓
✓ Actividades: 42.000 → 42.000 ✓

Calidad (validación de muestra):

Funcionalidad:

Performance:

Fase 6: Capacitación y Go-Live (1-2 semanas)

6.1 Formación del equipo

Antes de abrir acceso:

Sesión grupal (2-3 horas):

  1. Tour del nuevo CRM
  2. Diferencias clave vs antiguo
  3. Dónde encontrar lo que necesitan
  4. Cómo hacer tareas cotidianas
  5. Q&A

Materiales de soporte:

6.2 Go-Live

Día 1:

Primera semana:

Primera mes:

Mes 2:

Herramientas de Migración

Nativas de los CRMs

HubSpot:

Salesforce:

Pipedrive:

Zoho CRM:

Herramientas especializadas

Import2:

Trujay:

Flatly:

CloudSponge:

Servicios de consultoría

Cuándo contratar:

Proveedores:

Coste típico:

Errores Comunes y Cómo Evitarlos

Error 1: Migrar sin limpiar

❌ “Migramos todo tal cual, ya limpiaremos después”

Problema: Basura en el CRM antiguo = Basura en el nuevo

✅ Solución: Limpia ANTES de migrar. Es tu oportunidad de oro.

Error 2: No hacer migración de prueba

❌ “Vamos directo a producción, confiamos en el proceso”

Problema: Descubres errores críticos en vivo

✅ Solución: SIEMPRE piloto con datos reales

Error 3: Subestimar el tiempo

❌ “Lo migramos este fin de semana”

Problema: Proceso se alarga, equipo sin CRM el lunes

✅ Solución: Duplica tu estimación inicial

Error 4: No involucrar al equipo

❌ “IT migra, equipo se entera después”

Problema: Resistencia, adopción baja

✅ Solución: Comunicación constante, expectativas claras

Error 5: No tener Plan B

❌ “Saldrá bien, seguro”

Problema: Si falla, caos total

✅ Solución: CRM antiguo en solo lectura hasta validar, backup completo

Error 6: Eliminar CRM antiguo demasiado pronto

❌ “Migramos el viernes, eliminamos acceso el lunes”

Problema: Datos que faltaron, referencias necesarias

✅ Solución: Mantén 1-2 meses en solo lectura

Error 7: No documentar el mapeo

❌ “Ya sabemos qué campo va a dónde”

Problema: En 6 meses nadie recuerda

✅ Solución: Excel de mapeo documentado y guardado

Checklist de Migración

Pre-migración

Migración de prueba

Migración final

Post-migración

Conclusión

Migrar de CRM no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con planificación adecuada, limpieza rigurosa, pruebas exhaustivas y comunicación constante, puedes realizar una migración suave que deja a tu equipo más empoderado, no frustrado.

La clave: No apresurarse. Mejor invertir 3 meses en hacerlo bien que tener 3 años de datos mal migrados.

¿Necesitas ayuda con tu migración de CRM? Solicita una consultoría y te ayudamos a planificar y ejecutar tu migración sin riesgos.

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