Controlar el stock y las ventas de una pyme consiste en saber, en cada momento, cuántas unidades tienes disponibles y cuándo pedir más. La regla básica es el punto de pedido: demanda media diaria por plazo de entrega del proveedor, más un stock de seguridad. Cuando las ventas descuentan stock solas, el cálculo deja de depender de contar a mano.
¿Qué es el control de stock y por qué va unido a las ventas?
El control de stock es el registro de cuántas unidades tienes de cada producto, dónde están y cuántas están ya comprometidas con clientes. Va unido a las ventas porque las ventas son lo que mueve el stock: cada pedido confirmado reserva unidades, cada albarán o factura las descuenta y cada devolución las repone.
Cuando ventas y almacén van por separado aparecen los problemas de siempre:
- El comercial promete un plazo con un producto que ya está vendido.
- Se pide al proveedor tarde, cuando ya hay rotura de stock.
- Se compra de más por miedo a quedarse sin nada, y el dinero se queda parado en la estantería.
- El recuento físico no cuadra con la hoja de cálculo y nadie sabe por qué.
¿Qué diferencia hay entre stock mínimo, stock de seguridad y punto de pedido?
Se usan como sinónimos, pero no lo son. Conviene tener claros estos cuatro conceptos:
| Concepto | Qué es | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Stock de seguridad | Colchón de unidades para cubrir picos de demanda o retrasos del proveedor | Evitar roturas de stock cuando algo se tuerce |
| Punto de pedido | Nivel de stock al que debes lanzar un pedido al proveedor | Saber cuándo pedir |
| Stock mínimo | Nivel por debajo del cual no quieres bajar nunca; en la práctica, muchas empresas lo igualan al stock de seguridad | Alerta de situación crítica |
| Stock máximo | Tope de unidades que quieres tener, por espacio o por dinero inmovilizado | Saber cuánto pedir como máximo |
Además, hay que distinguir dos cifras de stock:
- Stock físico: las unidades que hay en el almacén.
- Stock disponible: el físico menos lo que ya está reservado para pedidos confirmados. Es el que debe ver un comercial antes de prometer una entrega.
¿Cómo se calcula el stock de seguridad y el punto de pedido?
Hay métodos estadísticos más finos, pero para una pyme estas dos fórmulas sencillas funcionan bien:
Stock de seguridad = (demanda máxima diaria − demanda media diaria) × plazo de entrega en días
Punto de pedido = demanda media diaria × plazo de entrega en días + stock de seguridad
Y para saber cuánto pedir:
Cantidad a pedir = stock máximo − stock disponible en el momento del pedido
Dónde sacar cada dato:
- Demanda media diaria: unidades vendidas en un periodo representativo (por ejemplo, los últimos tres o seis meses) dividido entre los días de venta.
- Demanda máxima diaria: el día de más ventas normal del mismo periodo, descartando casos excepcionales que no se van a repetir.
- Plazo de entrega: días desde que haces el pedido al proveedor hasta que la mercancía está en tu almacén lista para vender. Si el proveedor a veces se retrasa, usa un plazo realista, no el que promete.
Ejemplo numérico (hipotético)
Ejemplo hipotético. Una distribuidora de material eléctrico vende un modelo de enchufe con estos datos de los últimos meses:
- Demanda media: 8 unidades al día.
- Demanda máxima en un día normal: 12 unidades.
- Plazo de entrega del proveedor: 5 días.
- Stock máximo que quiere tener por espacio: 150 unidades.
Cálculo:
| Paso | Operación | Resultado |
|---|---|---|
| Stock de seguridad | (12 − 8) × 5 | 20 unidades |
| Punto de pedido | 8 × 5 + 20 | 60 unidades |
| Cantidad a pedir si el disponible está en 60 | 150 − 60 | 90 unidades |
Qué significa: cuando el stock disponible baja a 60 unidades, toca pedir. Durante los 5 días de espera se venden de media 40 unidades y llega el pedido con unas 20 en el almacén, que son el colchón por si esa semana se vende más de lo normal.
Fíjate en que el punto de pedido se compara con el stock disponible, no con el físico. Si tienes 70 unidades en la estantería pero 15 están reservadas para un pedido confirmado, el disponible es 55 y ya estás por debajo del punto de pedido.
¿Cada cuánto se recalcula?
Cuando cambien los datos que lo alimentan: si el proveedor alarga los plazos, si el producto tiene temporada o si la demanda crece. En productos estacionales, calcula por temporadas en lugar de con la media del año.
¿Puedo llevar el control de stock en Excel?
Sí, y para empezar es razonable. Una hoja con una fila por producto y columnas de stock físico, reservado, disponible, demanda media, plazo, stock de seguridad y punto de pedido, con formato condicional que pinte en rojo lo que está por debajo, cubre a muchas pymes pequeñas.
Los límites aparecen pronto:
- Hay que actualizarla a mano con cada venta, devolución y entrada. Basta con olvidar una para que deje de cuadrar.
- No sabe qué está reservado si los pedidos se llevan en otro sitio.
- Varias personas a la vez editando el mismo archivo generan versiones distintas.
- No avisa: tienes que abrirla para ver el rojo.
Si ya llevas tus clientes en hojas de cálculo, tienes una estructura de partida en la plantilla de Excel de clientes, y las señales de que se te ha quedado pequeña en el problema de la hoja de cálculo interminable.
¿Cuándo conviene integrar el stock con ventas y facturación?
Cuando el coste de los descuadres supera la comodidad de seguir como estás. Señales concretas:
- Vendes por más de un canal (tienda, comerciales, web) y el stock tiene que ser uno solo.
- Tus comerciales prometen plazos y necesitan ver el disponible real desde el móvil o desde la ficha del cliente.
- Reservas mercancía para pedidos que se sirven días después.
- Haces el recuento físico y nunca cuadra con lo que dice tu registro.
- Facturas desde un programa y el stock va en otro, y alguien pasa los datos a mano.
Integrado, el flujo queda así:
| Momento | Qué pasa en el stock |
|---|---|
| Presupuesto enviado | Nada; solo consulta el disponible |
| Pedido confirmado | Reserva unidades: baja el disponible |
| Albarán o factura | Descuenta del stock físico |
| Devolución | Repone unidades |
| Entrada de proveedor | Suma al stock físico |
| Disponible por debajo del punto de pedido | Aviso para pedir, con la cantidad sugerida |
Cómo conectar el CRM con la facturación y la contabilidad lo tienes explicado en integrar tu CRM con otras herramientas. Si te planteas si basta con el módulo del ERP o necesitas algo más, lee ¿basta el módulo CRM del ERP?.
¿Qué debe tener un módulo de inventario conectado al CRM?
- Ficha de producto con stock físico, reservado y disponible.
- Stock de seguridad y punto de pedido por producto, con aviso automático.
- Reserva al confirmar el pedido y descuento al emitir el albarán o la factura.
- Varios almacenes, si los tienes, con traspasos entre ellos.
- Historial de movimientos para saber por qué cambió una cifra.
- Informe de rotación para detectar productos parados.
- Consulta desde la ficha del cliente: qué compra, con qué frecuencia y qué tiene pendiente de servir.
crms.es desarrolla CRM a medida para pymes que incluyen clientes, ventas, facturación e inventario en el mismo sistema, adaptados a cómo trabaja cada empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el punto de pedido?
Multiplica la demanda media diaria por el plazo de entrega del proveedor en días y súmale el stock de seguridad. Por ejemplo, con 8 unidades al día, 5 días de plazo y 20 de seguridad, el punto de pedido es 60 unidades.
¿Qué es el stock de seguridad?
Es el colchón de unidades que cubre los días en que vendes más de lo normal o el proveedor se retrasa. Una forma sencilla de calcularlo es restar la demanda media a la máxima diaria y multiplicar por el plazo de entrega.
¿Stock mínimo y stock de seguridad son lo mismo?
No siempre. El stock de seguridad es el colchón calculado; el stock mínimo es el nivel por debajo del cual no quieres bajar. Muchas pymes los igualan, y es una simplificación razonable.
¿Puedo llevar el control de stock e inventario en Excel?
Sí, con una hoja por producto y fórmulas de punto de pedido. Funciona mientras haya pocos productos, un solo canal y una persona que la actualice; con varios canales o comerciales, los descuadres son frecuentes.
¿Por qué el stock disponible no coincide con el físico?
Porque el disponible descuenta lo reservado para pedidos confirmados que aún no han salido del almacén. Para prometer plazos a un cliente, mira siempre el disponible.
Si quieres valorar cómo encajaría el inventario en tu forma de vender, escríbenos.