Gobernanza de Datos (Data Governance) en el CRM: Creando el manual de políticas de datos para tu equipo

La gobernanza de datos es fundamental para mantener la calidad y utilidad de tu CRM. Sin políticas claras, los datos se degradan rápidamente, perdiendo valor y confiabilidad. Este artículo te guía en la creación de un manual de políticas de gobernanza de datos para tu equipo.

¿Qué es la gobernanza de datos en CRM?

La gobernanza de datos es:

• Conjunto de políticas: Reglas claras para gestión de datos
• Procesos definidos: Cómo se gestionan los datos
• Responsabilidades: Quién es responsable de qué
• Estándares: Criterios de calidad y formato

Objetivo: Mantener datos precisos, completos y útiles.

Por qué es crucial

Problemas sin gobernanza

• Datos duplicados
• Información incompleta
• Formatos inconsistentes
• Datos obsoletos
• Pérdida de confianza

Beneficios con gobernanza

• Datos confiables
• Mejor análisis
• Decisiones informadas
• Cumplimiento normativo
• ROI mejorado

Componentes del manual de gobernanza

1. Política de calidad de datos

Estándares de calidad:

• Completitud: % de campos obligatorios llenos
• Precisión: Datos correctos y actualizados
• Consistencia: Formatos estandarizados
• Unicidad: Sin duplicados
• Validez: Datos dentro de rangos aceptables

Métricas:

• Tasa de completitud objetivo: 90%+
• Tasa de duplicados: <2%
• Tasa de precisión: 95%+
• Actualización: Datos actualizados en 30 días

2. Política de entrada de datos

Reglas de entrada:

• Campos obligatorios definidos
• Formatos estándar (fechas, teléfonos, emails)
• Validación en tiempo de entrada
• Fuentes autorizadas
• Proceso de aprobación para datos sensibles

Responsabilidades:

• Quién puede crear registros
• Quién puede modificar
• Quién puede eliminar
• Proceso de aprobación

3. Política de actualización

Frecuencia de actualización:

• Contactos: Actualizar cada 90 días mínimo
• Oportunidades: Actualizar semanalmente
• Información crítica: Inmediata
• Datos históricos: Solo lectura

Proceso:

• Cómo actualizar
• Cuándo actualizar
• Quién actualiza
• Validación post-actualización

4. Política de eliminación y archivado

Reglas de eliminación:

• Cuándo se puede eliminar
• Proceso de eliminación
• Backup antes de eliminar
• Archivo vs. eliminación

Retención:

• Tiempo de retención por tipo de dato
• Cumplimiento normativo (GDPR, etc.)
• Proceso de archivado
• Eliminación segura

5. Política de acceso y seguridad

Control de acceso:

• Roles y permisos
• Niveles de acceso
• Auditoría de accesos
• Seguridad de datos

Confidencialidad:

• Datos sensibles identificados
• Restricciones de acceso
• Encriptación
• Cumplimiento normativo

6. Política de integración

Integraciones autorizadas:

• Qué sistemas pueden integrarse
• Proceso de aprobación
• Estándares de integración
• Monitoreo de integraciones

Sincronización:

• Frecuencia de sincronización
• Resolución de conflictos
• Fuente de verdad
• Validación post-sincronización

Estructura del manual

Sección 1: Introducción

• Propósito del manual
• Alcance
• Definiciones clave
• Responsabilidades generales

Sección 2: Políticas de datos

• Calidad de datos
• Entrada de datos
• Actualización
• Eliminación y archivado

Sección 3: Procesos

• Procesos detallados
• Flujos de trabajo
• Checklists
• Formularios

Sección 4: Roles y responsabilidades

• Data Owner
• Data Steward
• Data User
• CRM Administrator

Sección 5: Métricas y monitoreo

• KPIs de calidad
• Dashboards
• Reportes regulares
• Revisiones

Sección 6: Cumplimiento

• Regulaciones aplicables
• Requisitos de cumplimiento
• Procesos de auditoría
• Documentación

Roles y responsabilidades

Data Owner

• Propietario de los datos
• Define políticas
• Aprueba cambios
• Responsable final

Data Steward

• Gestiona calidad diaria
• Implementa políticas
• Resuelve problemas
• Capacita usuarios

Data User

• Usa datos correctamente
• Sigue políticas
• Reporta problemas
• Mantiene calidad

CRM Administrator

• Configura sistema
• Gestiona permisos
• Monitorea calidad
• Optimiza procesos

Procesos clave

Proceso de limpieza de datos

1. Identificar problemas
2. Priorizar
3. Asignar responsables
4. Ejecutar limpieza
5. Validar resultados
6. Documentar

Proceso de resolución de duplicados

1. Detectar duplicados
2. Analizar
3. Decidir qué mantener
4. Fusionar o eliminar
5. Validar
6. Documentar

Proceso de actualización masiva

1. Identificar necesidad
2. Preparar datos
3. Validar formato
4. Ejecutar en prueba
5. Validar resultados
6. Ejecutar en producción
7. Verificar

Métricas de gobernanza

KPIs de calidad

• Completitud: % de campos obligatorios llenos
• Precisión: % de datos correctos
• Consistencia: % de datos en formato estándar
• Unicidad: Tasa de duplicados
• Actualidad: % de datos actualizados recientemente

Dashboards

• Dashboard de calidad de datos
• Alertas de problemas
• Tendencias de calidad
• Comparativas por equipo

Mejores prácticas

1. Empieza simple

• Políticas básicas primero
• Expande gradualmente
• Ajusta según necesidad
• Mejora continuamente

2. Involucra al equipo

• Consulta usuarios
• Obtén buy-in
• Capacita adecuadamente
• Escucha feedback

3. Automatiza cuando sea posible

• Validación automática
• Detección de duplicados
• Alertas automáticas
• Reportes programados

4. Mide y mejora

• Monitorea métricas
• Revisa regularmente
• Ajusta políticas
• Optimiza procesos

Conclusión

Un manual de gobernanza de datos es esencial para mantener la calidad de tu CRM. Establece políticas claras, procesos definidos y responsabilidades específicas para asegurar que tus datos sean confiables y útiles.

¿Necesitas ayuda creando tu manual de gobernanza? Contacta con nosotros para consultoría especializada.

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